„Das BPMS hält (fast) nur Referenzen auf Fachdaten, die lokal abgelegt sind – verbunden mit häufigen Abfragen.“

Siehe auch: Übersicht

Vor- und Nachteile

Vorteile: keine redundante Speicherung der Fachdaten, Datenaktualität, schlankes BPMS, Erstellung einer kombinierten Aufgabenliste möglicherweise einfach realisierbar
Nachteile: häufige Datenbankabfragen durch Auflösung von Referenzen

Beschreibung

Diese Variante weist auf den ersten Blick große Ähnlichkeit zu dem „extern referenzierten“ Szenario auf. Auch hier besteht zwischen dem BPMS und den Fachdaten die Verbindung (fast) nur durch eine Referenz auf diese Daten. Der Speicherbedarf des BPMS bleibt durch die Nutzung von Referenzen auf die Fachdaten recht gering. Entscheidend in diesem Szenario ist jedoch, dass die Fachdaten nicht in einem externen System liegen, sondern lokal und damit vom BPMS direkt angesprochen werden können. Dies hat im Vergleich zum extern referenzierten Szenario nicht nur positive Auswirkungen auf die Performance bei der Ausführung, sondern auch bei der Erstellung einer kombinierten Aufgabenliste aus Prozess- und Fachdaten. Die Referenz muss in diesen Fällen jedoch weiterhin immer wieder erneut aufgelöst werden (der Datenbank-Experte sagt: „JOIN!“), um an die notwendigen Daten zu gelangen. Die lokale Nähe der Fachdaten ist für das BPMS hier aber trotzdem von Vorteil. Filtern und Sortieren  in der Aufgabenliste ist nur noch mit vergleichsweise geringem Aufwand verbunden, wenn diese auf beide Datenbestände angewendet werden sollen: eine physikalische Nähe der Daten erlaubte es, datenbankseitig zu optimieren (vorausgesetzt, eine Datenbank wird für Prozess- und Fachdaten verwendet).

Referenz der Prozessdaten auf die lokal gespeicherten Fachdaten

Referenz der Prozessdaten auf die lokal gespeicherten Fachdaten

Weiter können mit Hilfe der lokalen Referenzen Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden, die bspw. besagen, dass Fachdaten nicht direkt im BPMS gespeichert werden dürfen. Die Referenz auf die Fachdaten wird mit Hilfe eines fachlichen Schlüssels (Kundennummer, Vertragsnummer, Versicherungsnummer, …) realisiert. Damit ist die Aktualität von Fachdaten auch bei hoher Aktualisierungshäufigkeit gewährleistet.

Nach all den positiven Eigenschaften müssen wir jetzt aber leider doch den Spielverderber spielen: Die Wahrscheinlichkeit, dass die Fachdaten im gleichen lokalen Datenspeicher (gleiche Datenbank vorzugsweise, sonst auch gleiches System, …) anzutreffen sind, ist unserer Erfahrung nach gering. Beispielsweise sind die Fachdaten oft auf einem Mainframe abgelegt, während das BPMS auf einem “verteilten” System aufgebaut und betrieben wird. Dieses Szenario wird daher in der Realität meist nicht in seiner reinen Form anzutreffen sein.

Die lokal referenzierte Fachdatenhaltung kann aus unserer Erfahrung heraus  gut eingesetzt werden mit BPM-Suiten, die eine ausführliche Programmierschnittstelle bieten (und damit einen effizienten Zugriff in oder aus dem BPMS heraus). Weiterhin ist es hilfreich, wenn das Datenbankschema dokumentiert und zugänglich ist – somit können u.U. Vorteile aus der Nähe der Prozess- und Fachdaten gezogen werden. BPM-Suiten, die das bieten, sind aus unserer Sicht IBM BPM („Advanced“), Camunda BPM, Bosch Inubit – und bestimmt noch viele weitere.

Seien Sie gespannt auf das nächste Szenario, das wir vorstellen!

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