„Fachdaten werden ins BPMS repliziert, was einen optimierten Zugriff erlaubt – jedoch mit den typischen Update-Problemen einherkommt.“

Siehe auch: Übersicht

Vor- und Nachteile

Vorteile: Fachdaten können direkt zugegriffen werden, einfache und performante Erstellung der gemeinsamen Aufgabenliste
Nachteile: redundante Speicherung der Fachdaten, große Datenmengen im BPMS

Beschreibung

In diesem Szenario werden die für die Prozesse notwendigen Fachdaten in die BPM-Suite repliziert. So werden bspw. beim Starten einer Prozessinstanz alle benötigten Fachdaten mitgegeben. Typischerweise wird das BPMS (bzw. der Prozess) auch um weiter benötigte Fachdaten während der Prozessausführung angereichert oder diese werden modifiziert. Zum Beispiel, wenn ein User Task abgeschlossen wird – und die Vertragsdaten geändert wurden. Oder wenn ein Service-Aufruf (bspw. gegen das CRM) neue Informationen liefert.

Die Herkunft der Daten könnte nun weiter betrachtet werden – jedoch: das angenehme an diesem Szenario ist, dass die Herkunft eben keine Rolle spielt. Das BPMS ist für sich abgeschlossen – inklusive Fachdaten. (Fachdaten-)Update-Szenarien verlieren hier in den meisten Fällen an Bedeutung: Eine hohe bzw. signifikante Aktualisierungshäufigkeit zwingt eine Architektur, die Fachdaten nicht im BPMS zu halten (wie an anderer Stelle schon angedeutet) – d.h. dieses Szenario kommt dann nicht infrage. Von den konzeptionellen Fragen („Wie wird mit Updates umgegangen, die parallel zur Prozessnavigation stattfinden?“) ganz zu schweigen. Im Umkehrschluss, den man aus unserer Erfahrung heraus ziehen darf, wird das replizierte Szenario eingesetzt, wenn nicht mit Update-Problemen zu rechnen ist.

Im BPMS wird eine Nachbildung der Fachdaten gehalten

Im BPMS wird eine Nachbildung der Fachdaten gehalten

Weiter müssen wir insbesondere bei diesem Szenario auch betrachten, dass die Updates, die die Fachdaten erfahren, wieder zurück in die ursprünglichen Systeme (Bestandssysteme) gebracht werden. Dies kann während der Prozessausführung („mittendrin“) oder am Ende einer jeweiligen Prozessinstanz geschehen. Wann welche Information zurückgeschrieben wird, hängt vom konkreten Anwendungsfall ab. Wichtig ist ferner, dass der (Fach-)Datenaustausch mit dem externen System auf grobgranularer Ebene stattfindet, und nicht bspw. nach oder vor jedem Prozessschritt.

Durch die Replik der Fachdaten ist die Performance der replizierten Datenhaltung bei der Prozessausführung genauso wie bei der Erstellung der kombinierten Aufgabenliste besonders gut. Es ist nicht notwendig, Referenzen auf andere Systeme und Datenbanken aufzulösen, was dazu beiträgt, dass komplexere Operationen auf der kombinierten Aufgabenliste, wie zum Beispiel die Filterung oder Paginierung, mit geringem Aufwand lösbar sind.

Demgegenüber steht die große Datenmenge innerhalb des BPMS, die durch die Ansammlung der Fachdaten anfällt. Eine weitere Schwachstelle bei der replizierten Datenhaltung von Fachdaten kann der Datenschutz sein. In manchen Unternehmen ist es nicht erlaubt, Fachdaten dauerhaft in ein anderes System zu replizieren.

Insgesamt wird dieses Szenario häufig angetroffen; so erlauben die hierfür ausgelegten BPM-Suiten doch eine sehr schnelle Umsetzung von Geschäftsprozessen, oft im Sinne eines “zero-coding” Ansatzes: die BPM-Suite kann gut mit Prozessen („BPMN 2.0“) und Fachdaten umgehen. Was braucht es mehr für die Ausführung von Geschäftsprozessen? Die Integration mit Umsystemen wird hier oftmals auf die Infrastruktur („Middleware“) ausgelagert.

Als Produkte in diesem Bereich sehen wir IBM BPM („Standard“), als auch viele kleinere Anbieter wie Appian oder MetaSonic. Wichtig ist, dass in diesen Szenarien das BPMS das führende System sein sollte – Updates auf Fachdaten von außen sind hier meistens schwer umzusetzen (aus Produktsicht als auch aus konzeptioneller Sicht).

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