Mit diesem Artikel starten wir eine Blog-Serie, die die Möglichkeiten zur Speicherung von Prozess- und Fachdaten im Kontext des Geschäftsprozessmanagements behandelt. In den weiteren Artikeln werden konkrete (Lösungs-) Szenarien zu diesem Thema diskutiert.

Für die Ausführung von Geschäftsprozessen werden Daten benötigt, damit Aufgaben korrekt ausgeführt oder Entscheidungen innerhalb eines Prozesses getroffen werden können. Bei diesen Daten kann zwischen Prozess- und Fachdaten unterschieden werden. Prozessdaten beinhalten zum Beispiel den Status einer Benutzeraufgabe, der beispielsweise die Information enthält, ob diese schon in Bearbeitung ist oder nicht.  Ein anderes Beispiel wäre wann ein Prozess gestartet wurde. Zusätzlich zu diesen u.a. für die Ausführungslogik benötigten Daten sind in Prozessen Fachdaten erforderlich. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Stammdaten eines Kunden oder um die Geschäftsstelle bspw. bei Beschwerden handeln. Jedoch werden Daten in Geschäftsprozessen nicht ausschließlich für die Automatisierung benötigt, sondern auch für die Darstellung (bzw. Anreicherung) von Aufgabenlisten. Für die Erstellung der Aufgabenlisten werden also sowohl Fach- als auch Prozessdaten verwendet –filtern und sortieren soll dann auf der gesamten Listen möglich sein, über alle Daten hinweg.

BPM-Anwendung - Fachdaten, Prozessdaten, Aufgabenliste

BPM-Anwendung – Fachdaten, Prozessdaten, Aufgabenliste

In den meisten Fällen sind die Prozess- und Fachdaten nicht im selben System abgelegt. Außerdem ist in einigen Unternehmen bei der Verwendung der Fachdaten zu beachten, dass diese aus verschiedenen Gründen heraus (bspw. Datenschutz) nicht außerhalb des Fachsystems abgelegt werden dürfen.

Für die vorgestellte Problemstellung gibt es verschiedene (Lösungs-) Szenarien. Diese haben wir an Hand mehrerer Merkmale untersucht. Dabei handelt es sich um:

  • den Speicherort der Fachdaten (relativ zu den Prozessdaten)
    • lokal, extern oder integriert
  • die Aktualisierungshäufigkeit der Fachdaten
    • häufig, weniger häufig oder nie
  • die Zugriffsart auf die Fachdaten
    • handelt es sich um eine Kopie oder eine Referenz
  • die Möglichkeit zur Erstellung einer kombinierten Ansicht aus Prozess- und Fachdaten
    • Entwicklungsaufwand
    • Filter- und Sortiermöglichkeiten
    • Paginierung
    • Performanceanforderungen

Die Entscheidung, welches mögliche Szenario (…in den weiteren Artikeln beschriebenen…) eingesetzt wird, hängt unter anderem von den Anforderungen an die vier genannten Merkmale ab. Jedoch können einzelne Merkmale, wie zum Beispiel der Speicherort der Fachdaten, bereits von der Architektur des eingesetzten BPMS vorgegeben sein. An dieser Stelle möchten wir auch darauf hinweisen, dass eine tiefgehende Betrachtung der Auswirkungen von Fachdatenaktualisierungen außerhalb des BPMS (Stichwort Aktualisierungshäufigkeit der Fachdaten) im Rahmen dieser Blog-Serie nicht stattfindet. Diese Problemstellung wollen wir in naher Zukunft diskutieren.

An Hand der zuvor genannten Merkmale haben wir vier Szenarien identifiziert, mit denen sich die sinnvollen Kombinationen diskutieren lassen. Dabei handelt es sich um:

  • die integrierte Datenhaltung der Fachdaten zusammen mit den Prozessdaten
  • die replizierte Datenhaltung der Fachdaten zusammen mit den Prozessdaten
  • die lokale Referenz der Prozessdaten auf die Fachdaten
  • die externe Referenz der Prozessdaten auf die Fachdaten

Zusätzlich zu den vier genannten Szenarien werden wir in einem weiteren Artikel die Möglichkeit betrachten, wie eine kombinierte Aufgabenliste aus Prozess- und Fachdaten aus einer kombinierten Datenquelle heraus erstellt werden kann. Denn die Verknüpfung von Prozess- und Fachdaten führt regelmäßig zu Problemen (meist Performance-Probleme), wenn Standard-Architekturen ohne spezielle Berücksichtigung solcher Anforderungen verwendet werden.

Diese Blog-Serie zum Thema der Fachdatenspeicherung im BPM-Kontext wird von einem zusammenfassenden Artikel abgeschlossen.

Viel Freude beim Lesen, Ausprobieren, Nachdenken und Einsetzen der verschiedenen Szenarien. Und eine Bitte noch: Ihre Kommentare zu den verschiedenen Szenarien sind wertvoll und geben uns Rückmeldung, ob unsere Erfahrung auch der Ihrer entspricht!

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