“Das BPMS hält (fast) nur Referenzen auf Fachdaten, die in einem externen System liegen – verbunden mit häufigen Abfragen.”

Siehe auch: Übersicht

Vor- und Nachteile

Vorteile: keine redundante Speicherung der Fachdaten, Datenaktualität, schlankes BPMS
Nachteile: Performance ist ein kritischer Faktor und kann zu hohen Entwicklungsaufwänden führen

Beschreibung

In diesem Szenario liegen die Fachdaten entfernt vom BPMS in einem externen System. Die Kommunikation zwischen externem System und BPMS kann vom BPMS ausgehen und bspw. mit Web Services realisiert sein. Ebenfalls ist denkbar (und in der Realität anzutreffen), dass die Kommunikation – nehmen wir Datenaustausch an – vom externen System initiiert wird und bspw. Messaging (JMS, …) nutzt. Die Korrelation zwischen Prozess- und Fachdaten findet bspw. durch einen fachlichen Schlüssel statt (Kundennummer, Vertragsnummer, Versicherungsnummer, …).

Referenz einer BPM-Suite auf ein externes System

Referenz einer BPM-Suite auf ein externes System

Gründe für diese Art der Aufteilung von Prozess- und Fachdaten können verschiedene sein:

  • Sicherheitsbestimmungen: bspw. wenn es sich um Kundendaten handelt
  • Architekturelle Vorgaben: das externe System zur Speicherung der Fachdaten existiert bereits und Redundanz soll tunlichst vermieden werden
  • Praktische Gründe: Die Fachdaten werden ständig geändert (hohe Aktualisierungshäufigkeit), was eine zusätzliche Datenhaltung fast unmöglich macht
  • weitere Gründe

Die Verantwortlichkeit für die Fachdaten liegt also beim externen System, das BPMS bleibt schlank und kann sich auf seine Kernaufgabe konzentrieren – nämlich der Verarbeitung von Prozessen. Die Aktualisierungshäufigkeit der Fachdaten spielt keine Rolle für das BPMS, da dieses nur die Referenz hält. Es erkennt also nicht, wenn Daten geändert werden und muss (kann!) sich auch nicht um Veränderungen kümmern.

Die Fachdaten werden meist nicht nur vom BPMS benötigt; andere Anwendungen greifen ebenfalls auf diese Daten zu. In der Folge treffen wir auf eine Einschränkung: Das BPMS wäre typischerweise durchaus in der Lage, durch sehr häufiges und evtl. auch ungeschicktes Abfragen der Daten das externe System über seine Grenzen zu belasten. Denn die Referenzen auf die Fachdaten müssen im schlechtesten Fall bei jedem Prozessschritt erneut aufgelöst werden, was zu einer sehr hohen Abfragehäufigkeit führen kann; oder aber die Fachdaten müssen für die Aufgabenlisten-Erstellung abgefragt werden, was zu komplexen (aber auch häufigen) Abfragen führen kann. Performance-Probleme können die Folge sein. Unserer Erfahrung nach ist eine Aufgabenliste mit gemeinsamer Ansicht von Prozess- und Fachdaten dadurch nur schwer realisierbar, weil das BPMS die Daten nicht kennt und die Referenz auf diese in jedem Schritt neu auflösen muss. In jedem Fall muss bei diesem Szenario Energie in die Optimierung der Abfragen der Fachdaten gesteckt werden.

Die Komplexität der Architektur hingegen ist überschaubar. Das BPMS und das externe System arbeiten parallel ohne sich gegenseitig zu beeinflussen. Die einzige Verbindung zwischen den Systemen wird als Referenz implementiert. Je nach Art des externen Systems stellt dies einen mehr oder weniger großen Aufwand dar.

An dieser Stelle möchten wir auch auf BPM-Suiten aufmerksam machen, die aus unserer Erfahrung heraus in dem hier beschriebenen Szenario eingesetzt werden:

  • IBM BPM – vorzugsweise in der „Advanced Edition“
  • Camunda BPM

Im Allgemeinen kommt für dieses Szenario jede BPM-Suite in Frage. Anzumerken ist, dass Aufgabenlisten in diesem Kontext eine wichtige Rolle spielen:

  • Vorgefertigte Aufgabenlisten bieten meist nicht die Flexibilität, externe Daten performant – auch mit Filter- und Sortierfunktionen – einzubinden; diese können daher oft nicht genutzt werden
  • Sind Aufgabenlisten eigenentwickelt, so ist eine hochflexible und ausgebaute Programmier-Schnittstelle des BPMS von Vorteil, da alle “Optimierungsmöglichkeiten” bei der Abfrage der Prozess- und Fachdaten genutzt werden müssen
  • Die Verbindung von Prozess- und Fachdaten, wie sie in Aufgabenlisten gefordert ist, kann im Allgemeinen – sofern 2 Datenquellen (wie hier) angesprochen werden – nicht performant durchgeführt werden, wenn Filter- und Sortierkriterien auf beide Datenbestände angewendet werden sollen. In der Praxis findet sich aber oft ein akzeptabler Mittelweg. Ein späterer Artikel dieser Blog-Serie wird sich mit diesem Thema ausführlicher beschäftigen.

In den nächsten Blog-Artikeln gehen wir auf weitere Möglichkeiten ein, die im Kontext von BPM-Anwendungen und Produkten eingesetzt werden!

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