Warum führen wir eigentlich Retrospektiven durch? Wer sich zum wiederholten Mal mit dem Standardprozedere: “Was war gut? Was war schlecht? Was können wir besser machen? …” konfrontiert sieht, mag diese Frage berechtigterweise stellen. Ich möchte hier erläutern, warum Retrospektiven aus meiner Sicht so wichtig sind und mit dem Vorurteil aufräumen, dass sie sich mit der Zeit abnutzen und irgendwann sowieso keine neuen Erkenntnisse mehr hervorbringen.

Warum eigentlich Retrospektiven?

Einer der wichtigsten Aspekte von agilen Methoden ist das Prinzip der Inspektion und Adaption. Dieser Gedanke ist auch in den „12 Prinzipien des agilen Manifest“ verankert:

„At regular intervals, the team reflects on how to become more effective,
then tunes and adjusts its behavior accordingly”

Damit wird eines der wichtigsten Elemente eines empirischen Prozessvorgehens beschrieben: Das stetige Streben nach Verbesserung, basierend auf den Erkenntnissen der jüngsten Vergangenheit. In Scrum ist diese „eingebaute Prozessverbesserung“ in Form der Retrospektive vorgesehen. Deren Wichtigkeit wird auch klar, wenn man sich die durch den Scrum Guide beschrieben Säulen der empirischen Prozesssteuerung noch einmal ins Gedächtnis ruft: Transparenz, Inspektion und Adaption. Daher sollte es auch das Ziel einer jeden guten Retrospektive sein:

  1. Transparenz über die Ereignisse des letzten Sprints zu schaffen
  2. Die Ereignisse einer kritischen Inspektion zu unterziehen
  3. Aufgrund dieser Erkenntnisse sein Vorgehen für die Zukunft zu adaptieren

Um dies zu erreichen sicherzustellen, war und ist es mir eine sehr große Hilfe, meine Retrospektiven nach dem 5-Phasen-Schema zu strukturieren, das erstmals von Esther Derby und Diana Larsen in ihrem Buch „Agile Retrospectives: Making good teams great“ vorgestellt wurde.

Wie läuft eine gute Retrospektive ab?

Das mittlerweile sehr beliebte Modell beinhaltet fünf aufeinander aufbauende Abschnitte, die wie folgt lauten:

1. Set The Stage

Hier soll im wahrsten Sinne des Wortes “die Bühne“ für die Retrospektive bereitet und ein sicherer Rahmen geschaffen werden. Nicht umsonst lautet die erste Direktive für Retrospektiven:

Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.

Es geht darum, alle Teilnehmer abzuholen, auf den Termin einzustimmen und zu fokussieren. Dabei ist es wichtig, alle Personen zu aktivieren. Dazu werden in der Regel Elemente verwendet, die eine Wortmeldung jedes Teilnehmers erfordern. Dem liegt das simple, psychologische Phänomen zugrunde, dass Menschen sich wesentlicher leichter damit tun, sich während eines Gespräches zu Wort zu melden, nachdem sie es bereits einmal getan haben. Indem man ihnen als Moderator diese initiale Überwindung abnimmt, erhöht man die Wahrscheinlichkeit – gerade bei schüchternen Charakteren – auch im weiteren Verlauf wertvolle Beiträge von nicht erwarteter Stelle zu erhalten. Diese initialen Wortmeldungen können und sollen hierfür kurz gehalten werden. Als Beispiel kann z. B. reihum die Erwartung an die Retrospektive in einem Satz abgefragt werden. Wer über ein aufgeschlossenes Team verfügt, kann aber auch ausgefallenere Methoden und Spiele als Eisbrecher verwenden. Einige hilfreiche Quellen hierfür liste ich später auf.

2. Gather Data

Hat man alle Personen auf das Meeting eingestimmt und fokussiert, ist es nun das Ziel, möglichst viele Informationen aus der letzten Iteration des Teams zusammen zu tragen. Dabei ist es zunächst irrelevant, ob es sich um „gute“ oder „schlechte“ Erkenntnisse handelt. Alle Dinge können gleichermaßen zu Verbesserungen führen. Oft wird auch der Fehler begangen, sich nur auf negative Aspekte zu fokussieren. Dies sorgt einerseits für eine tendenziell schlechtere Stimmung, andererseits gehen so eventuell Dinge verloren, die gut funktioniert haben und gefestigt oder wiederholt werden sollten. Entscheidend ist es daher, in dieser Phase der Retrospektive gemeinsam mit dem Team ein möglichst umfassendes Bild des letzten Sprints in allen seinen Facetten zu gewinnen. Eine Methode, die gerne verwendet wird, ist zum Beispiel das Histogramm in Verbindung mit einer Timeline. Jede Person aus dem Team kann hier ihre positiven und negativen Erlebnisse während der Sprints zeitlich einordnen und gleichzeitig ihre Stimmungskurve während dessen Verlauf erstellen. Das Erfassen von Themen passiert in den meisten Fällen auf Post-Its diverser Farben und Größen. Ein Besprechungsraum nach einer Retrospektive kann von Außenstehenden daher auch schon mal zu einer Aussage wie „Ihr Agilen seid doch die mit den Zetteln“ führen.

Timeline und Histogramm eines Sprints

Timeline und Histogramm eines Sprints

3. Generate Insights

Aus der Fülle an gesammelten Informationen wird nun versucht, möglichst viele Erkenntnisse zu gewinnen. Dies geschieht zunächst durch das Herstellen eines gemeinsamen Verständnisses über die aufgekommenen Punkte. Man sucht nach Gegebenheiten und Mustern, die zum Erfolg oder Misserfolg des Teams beigetragen haben, nach Auffälligkeiten, besonderen Erfolgen oder Problemen. Oft werden hier zunächst Cluster gebildet, um Themenblöcke zu strukturieren und gemeinsamen Ursachen von Problemen auf den Grund zu gehen. Ich sorge normalerweise zunächst dafür, dass alle Teammitglieder die Chance bekommen, zu nicht verstandenen Punkten Fragen zu stellen bzw. ihre eingebrachten Punkte kurz näher zu erläutern. Diese Phase und die vorher gehende sind oft nicht völlig sauber abzugrenzen. Problematisch war das aus meiner Sicht noch nie. Es gibt zahlreiche Übungen, die sie kombinieren. Solange man als Moderator beide Ziele im Hinterkopf behält und dem Team hilft, diese zu erreichen, funktioniert es in der Regel sehr gut. Am Beispiel der Timeline kann schon bei der Erstellung durch die Teilnehmer ein Clustering und ein Austausch zu den aufgehängten Zetteln stattfinden.

4. Decide What To Do

Im Verlauf der vorherigen Phase ergeben sich normalerweise zahlreiche Diskussionen und neue Ideen. Es gilt nun, diese zu konkreten Handlungen weiter zu entwickeln, die das Team möglichst im nächsten Sprint umsetzen möchte. Vorab muss entschieden werden, welche Probleme hierbei im Fokus stehen sollen. Man sollte vermeiden, sich hier als Team zu viel vorzunehmen. Zum einen kann die Arbeitsbelastung zusätzlich zu den „normalen“ Aufgaben im Sprint schnell zu hoch werden. Zum anderen ist eventuell nicht mehr nachzuvollziehen, welches Experiment zu einer Verbesserung des Teams geführt hat, wenn zu viele Variablen im System zeitgleich geändert wurden. In der Regel sollte man sich auf ein bis maximal drei Maßnahmen als Ergebnis einer Retrospektive beschränken. Simpel aber effektiv funktioniert hier das sogenannte „Dot-Voting“. Jedes Teammitglied erhält eine Anzahl von Klebepunkten und kann diese auf seine gewünschten Themen verteilen. Die Anzahl der Punkte kann genauso variiert werden wie bestimmte Regeln (z.B. nicht alle Punkte einer Person auf einem Thema). Dies hängt von der Teamgröße, der Menge der möglichen Themen oder anderen Faktoren ab. Gibt es zu viele Themen, die nicht alle bearbeitet werden können, können diese auch in einem Impediment Backlog erfasst werden, damit sie nicht verloren gehen.

5. Close The Retrospective

Zusammen mit der ersten Phase (Set The Stage) bildet diese quasi die Klammer um die Retrospektive. Hier werden noch einmal die Erkenntnisse und beschlossenen Maßnahmen kurz zusammengefasst. Einen schönen Abschluss bilden Übungen, die ein Außerdem kann man als Moderator die Retrospektive durch das Team bewerten lassen und sich wertvolles Feedback einholen. Ein sehr einfaches Beispiel hierfür ist das Notieren von Feedback und einem Smiley zur Bewertung auf einem Post-It, das beim Verlassen des Raumes auf die Tür geklebt wird.

Übungen für Retrospektiven

Inspirationen für gute Retrospektiven gibt es viele. Mir persönlich hat wie bereits erwähnt das Buch „Agile Retrospectives“ als sehr guter Einstieg gedient. Eine schöne Auswahl bietet auch der Retromat. Hier finden sich zahlreiche, durch die Community beigetragene Bausteine für das hier vorgestellte Schema. Man kann gezielt nach Vorlagen für einzelne Phasen suchen, eine Retrospektive nach dem Zufallsprinzip zusammenstellen oder Schritt für Schritt passende Elemente kombinieren. Sollte man auf der Suche nach Spielen oder Teamübungen sein, ist Tasty Cupcakes eine sehr gute Anlaufstelle. Als Quelle für bereits vollständig ausgeplante Retrospektiven nutze ich gerne das Archiv von Fun Retrospectives. Diese kann man sehr gut als Grundlage weiterverwenden und ausbauen.

Was nimmt man sich vor?

Wie schon erwähnt, sollte ein Team sich nicht zu viele Dinge aus einer Retro zur Umsetzung für die Zukunft mitnehmen, da diese ansonsten schnell zu umfangreich werden und nicht mehr bearbeitet werden können. Daher ist es auch wichtig für das Team Transparenz herzustellen, welche Maßnahmen es in der Vergangenheit entwickelt hat, diese schon umgesetzt wurden und ob sie erfolgreich waren. Der Scrum Master unterstützt das Team dabei, diese Transparenz herzustellen und bei der eigentlichen Arbeit. Dies kann im Rahmen der konkreten Ausarbeitung, in der Moderation zwischen betroffenen Stakeholdern und Team oder in jeglicher Form von Hilfe, die benötigt wird geschehen. Entscheidend ist es auch, das Team dahingehend zu coachen, dass es die nötigen Aufwände im Planning berücksichtigt und sich selbst im Rahmen der Umsetzung gegenseitig diszipliniert und unterstützt.

Und nun?

Agile Methoden legen sehr großen Wert auf eine stetige Weiterentwicklung basierend auf Erkenntnissen der Vergangenheit. Am Beispiel von Scrum ist dieses Prinzip in Form der Retrospektive als verpflichtendes Element vorgesehen. Sie ist die Institutionalisierung des Prinzips von Inspektion und Adaption im Hinblick auf das Team und dessen Vorgehen. Wie so oft, gibt Scrum allerdings nur den Rahmen und das Ziel für die Retrospektive vor. Ausgestaltet werden muss sie durch das Team selbst, was in aller Regel in Person des Scrum Master geschehen wird. Dieser Blogpost soll Lust darauf machen, auch einmal eine etwas andere Retrospektive durchzuführen und je nach Situation und Bedarf zu variieren. Dadurch kann zum einen auf Probleme und besondere Situationen gezielt reagiert werden, zum anderen fällt es einem Team dadurch in der Regel auch leichter, die Retrospektive erfolgreich durchzuführen und für sich das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Habt Ihr ebenfalls schon Erfahrungen mit Retrospektiven, guten Übungen, möglichen Fallstricken oder weitere Anmerkungen zu diesem Thema? Dann würde ich mich über einen regen Austausch in den Kommentaren freuen!

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3 comments

  1. B

    Thank you for that post, Danke

    Regards

    Bouhedli Mohamed Nassim

  2. H

    Ich kann zum Thema auch dieses Buch empfehlen: http://retrospektiven-kurzundgut.de/
    Das ist sehr inspirierend!

  3. B

    Danke Henrietta, das kannte ich noch nicht. Werde bei Gelegenheit mal reinschauen 🙂

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