August 1, 2018

Vor Kurzem kam der Bereichsleiter eines Kunden auf mich zu und berichtete, dass in seinen Teams das Gefühl aufkam, dass sie mit Scrum zu viel Zeit in Meetings verbringen. Da ist das Sprint Planning, die Daily Scrums, das Sprint Review, die Sprint Retrospektive und die Refinement Aktivitäten gibt es ja auch noch… und das jeden Sprint!

Dieser Artikel erläutert den Ansatz, den ich gewählt habe, um die Frage zu beantworten, ob wir mit Scrum wirklich zu viel Zeit in Meetings verbringen. Zudem gibt das genannte Beispiel Hilfestellung für Scrum Master und Agile Coaches, die mit einer ähnlichen Situation konfrontiert sind.

Fragen stellen

Nachdem ich mir vom Bereichsleiter die Situation habe erläutern lassen, haben wir beschlossen, die Frage in der nächsten Community of Practice (CoP) der Scrum Master und Product Owner vor Ort zu behandeln. Gestartet haben wir die CoP mit zwei Fragen an die Gruppe. Die erste Frage zielte darauf ab, zu erfahren, wie hoch der Anteil an Kommunikation gegenüber der tatsächlichen Umsetzungsarbeit idealerweise sein sollte, um die Anforderung zufriedenstellend umzusetzen. Wir baten die Gruppe, dies als Prozentwert auf eine Karte zu schreiben und uns diese anonym zu übergeben. Heraus kamen Werte zwischen 15 und 25%. Daraus folgt:

Ein gesunder Anteil an Kommunikation pro Anforderung liegt für die Teilnehmer bei 15-25%.

Die zweite Frage lautete: Wie hoch ist der aktuell empfundene Anteil an Zeit, die das Scrum Team pro Sprint in Scrum Events verbringt? Wieder anonym. Heraus kamen folgende Werte:

2,5% 3% 10% 10% 12,5% 13% 13% 15% 28%

Der Mittelwert dieser Tabelle liegt bei ca. 13%. Das war schon einmal überraschend und positiv, da dieser Wert unter dem für nötig erachteten Wert von 15-25% liegt. Positiv auch deswegen, da die Teilnehmer angemerkt haben, dass ja dann noch Luft wäre für Ad-Hoc Kommunikation.

Transparenz erzeugen

Das waren bisher gefühlte Werte der Teilnehmer. Um nun Transparenz herzustellen über den tatsächlichen Anteil an Scrum Events pro Sprint, haben wir die von Scrum vorgesehenen Zeiten für die dort übliche Sprintdauer von zwei Wochen aufsummiert und visuell dargestellt: In Summe sind das 4h + 2h + 2h + 1,5h = 9,5 Stunden*, die wir pro zwei Wochen Sprint in Scrum Events verbringen. Bei einer 40h-Woche ergibt dies einen prozentualen Anteil von 11,88% Meetingzeit pro Sprint.

* Die Dauer der Events für einen zwei Wochen Sprint wurde linear von den vom Scrum Guide empfohlenen Werten für einen vier Wochen Sprint errechnet. 

Fazit

Die tatsächliche Zeit, die für Scrum Events genutzt wird, liegt sowohl unter dem gefühlten gesunden Anteil an Kommunikation pro Anforderung, als auch unter dem gefühlten Anteil an Meetingzeit pro Sprint. Die reine Anzahl und Dauer an Scrum Events ist demnach nicht das Problem. Daher haben wir weitere Fragen gestellt:

  • Wird die Zeit in den Scrum Events effizient genutzt?
  • Sind die Scrum Events lebendig und nicht langweilig?
  • Wird das Ziel der Scrum Events erreicht?
  • Können wir andere Meetings durch die korrekte Durchführung der Scrum Events überflüssig machen?

Das geschilderte Vorgehen greift letzten Endes auf die Wurzeln von Scrum zurück – die empirische Prozesssteuerung: Dinge transparent machen, diese inspizieren und adaptieren. Ich hoffe, ich konnte anderen Scrum Mastern und Agile Coaches damit helfen und bin für Feedback in den Kommentaren dankbar.

Was würde ich beim nächsten Mal anders machen? Gefragt wurden nur die Product Owner und Scrum Master von sechs Entwicklungsteams. Es waren keine Vertreter der Entwickler anwesend. Diese sind jedoch ebenso wichtig bei dieser Debatte und spätestens jetzt vonnöten, wenn es um die Beantwortung der vier genannten Fragen geht.

Bedanken möchte ich mich an dieser Stelle noch bei meinem geschätzten Kollegen Glenn Lamming, der mich durch kollegiale Beratung auf diesen Ansatz gebracht hat.

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