BPM
June 28, 2018

Task Management ist sicher kein Thema auf dem Gartner Hype Cycle. Und dennoch ist es ein wichtiges Thema bei vielen größeren Unternehmen, vor allen auch in der Versicherungsbranche und allen Unternehmen mit großen Kundenserviceeinheiten. Im Laufe meiner Beratertätigkeit habe ich schon mehrmals Versicherungskonzerne dabei begleitet, eine Postkorblösung (der übliche, deutsche Begriff für das Thema Task Management) zu suchen und zu integrieren.

Enterprise Task Management

Im Wesentlichen geht es beim Enterprise Task Management darum, manuelle Aufgaben, die aus verschiedenen Systemen heraus erstellt werden, an einer zentralen Stelle zu bündeln. Das Enterprise Task Management hilft in der Folge dabei, die Gesamtmenge an Aufgaben zu priorisieren, die zuständigen Mitarbeiter zu finden (oder die Mitarbeiter mit entsprechendem Qualifikationsprofil) und diesen die Aufgaben in ihren jeweiligen „Postkorb“ zuzustellen. Dieser ist der digitale Arbeitsvorrat für den jeweiligen Mitarbeiter. Das Task Management unterstützt die Mitarbeiter dabei, Fristen für Aufgaben einzuhalten und sie an Termine zu erinnern. Dem Management bieten Task Management Lösungen in der Regel auch Funktionen, um die Arbeitslast der Mitarbeiter zu steuern.

TASKANA Context Diagram

TASKANA als zentrale Task Management Komponente im Unternehmen

Alle Versicherungsunternehmen verfügen über (mindestens) eine zentrale Postkorbimplementierung. Dabei sind zwei Variante zu finden:

  1. Das Unternehmen hat die Postkorblösung selbst implementiert. Das hat den Vorteil, dass diese sehr gut in die verschiedenen Fachsysteme integriert ist. Oft sind diese auch funktional sehr mächtig. Allerdings sind diese Lösungen oft schon über Jahre gereift und basieren auf alter Technologie. Neue Funktionen sind teilweise nur sehr aufwendig umzusetzen und bedingen nicht selten eine vollständige Neuentwicklung des Systems.
  2. Die Postkorblösung wird auf einem Standardprodukt aufgesetzt – in vielen Fällen ist das ein BPM-System. Diese Lösungen werden dann typischerweise gekapselt und in die eigenen Fachsysteme integriert. Leider stellt sich nicht selten heraus, dass die Standardsoftware zwar viele, aber eben doch nicht alle geforderten Funktionen bietet. Diese werden dann als Individualentwicklung ergänzt, wodurch Standard- und Individualsoftware zu einer Symbiose verschmelzen. Der Nachteil dieser Variante ist, dass es sich wie Individualsoftware anfühlt und verhält, da Weiterentwicklungen des Standardprodukts häufig nicht automatisch genutzt werden können. Zudem werden einige Komponenten, wie zum Beispiel die mitgelieferten Benutzeroberflächen der Postkorbkomponente, oft nicht genutzt, müssen aber dennoch lizenziert und bezahlt werden. Auch habe ich häufiger erlebt, dass das Standardsoftwareprodukt ausgetauscht werden soll, und dies in der Konsequenz das Unternehmen dazu zwingt, auch das Postkorbsystem auszutauschen, obwohl dies ansonsten nicht notwendig gewesen wäre.

Beide Varianten sind nicht wirklich zufriedenstellend. Insbesondere dann nicht, wenn neue Anforderungen umgesetzt werden sollen. Dies war zuletzt häufiger der Fall. Beispiele dafür sind:

  • Unterstützung von einer Push- und Pullverteilung der Aufgaben
  • Skill-based Routing von Aufgaben
  • Berechtigungen auf und Abgrenzungen von Arbeitsvorräten.
  • Komplexe automatisierte Verteilvorgänge

NEU: Postkorblösung auf Basis Open Source

Mit TASKANA kommt nun eine dritte Variante ins Spiel: die Implementierung auf Basis einer Open Source Komponente. In den letzten Jahren konnte sich das Thema Open Source am Markt etablieren und ist auch in eher konservativ geprägten Unternehmen wie den Versicherungen verstärkt im Einsatz. Bislang existierte keine Open Source Lösung für das Task Management – im übrigen ist auch dedizierte Standardsoftware schwer zu finden. Offensichtlich ist das Thema nicht als eigenständiges Thema präsent, sondern wird immer wieder neu in diverse Produkte eingebaut.

Diese Lücke haben wir nun füllen können und haben das Projekt TASKANA ins Leben gerufen und in der Version 1.0 unter Apache 2.0-Lizenz bereit gestellt. Mit der Generali Deutschland Informatik Services GmbH haben wir bereits einen großen und wichtigen Partner, der auf Basis von TASKANA nun seine zentrale Aufgabensteuerung für diverse Fachbereiche zur Verfügung stellen wird. Und eine weitere namenhafte Versicherung überlegt nach einer erfolgreichen Evaluierung konkret, diesen Weg ebenfalls einzuschlagen. Für beide Versicherungen und alle weiteren Partner bietet die Nutzung und Mitwirkung an TASKANA messbare Vorteile:

  • Deutlich reduzierter Entwicklungs- und Wartungsaufwand durch die Verteilung auf mehrere Partner
  • Nutzung einer Standardkomponente ohne Lizenzkosten
  • Erheblich bessere Einflussmöglichkeit auf die funktionale Weiterentwicklung des Standards (insbesondere im Vergleich zu Standardsoftware)
  • Stark reduzierte Projektlaufzeit im Vergleich zu einer Individualentwicklung

TASKANA ist eine leichtgewichtige Java-Bibliothek

Technisch besteht TASKANA im Kern aus einer schlanken Java-Bibliothek mit Anbindung an eine relationale Datenbank. Dabei haben wir darauf geachtet, möglichst wenige Abhängigkeiten zu anderen Bibliotheken zu nutzen. Dies erlaubt den Einsatz in nahezu allen Java-Kontexten. TASKANA kann verwendet werden, um eine eigenständige Task Management-Komponente bereitzustellen oder auch um Task Management-Funktionen in eine größeren Software zu integrieren.

Die technische Struktur von TASKANA

Die technische Struktur von TASKANA

Neben der Java-Bibliothek wird zudem ein REST-API und drei Benutzeroberflächen (für Administratoren, für Benutzer und für das Management) bereitgestellt.

Sie sind neugierig, in wie weit TASKANA auch bei Ihnen eingesetzt werden kann und welcher Nutzen für Sie darin steckt? Dann fragen Sie doch nach einer individuellen Web-Session, die wir gerne für Interessierte kostenfrei anbieten.

Kontaktadresse: taskana@novatec-gmbh.de

 

Weitere Informationen:

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