August 10, 2018

“Ah hallo äh… Jane! Mit dir habe ich jetzt noch gar nicht gerechnet. Setz dich mal bitte hier in den Meetingraum, ich komme später wieder zu dir!” – das war der erste Satz, den Jane an ihrem ersten Arbeitstag beim letzten Arbeitgeber gehört hat. Dann saß sie eine Woche in diesem Meetingraum, ohne dass groß etwas passiert ist…

Ich hoffe, diese Situation kennt kaum einer von Euch. Ich hoffe wirklich, dass das bei euch ganz anders läuft.

In diesem Artikel möchte ich aufzeigen, wie sich der erste Arbeitstag in der NovaTec innerhalb der letzten 10 Jahre entwickelt hat. Wenn du jetzt weiterliest, wirst du erfahren, wo wir gestartet sind, wo wir aktuell stehen und wie die Reise für uns weitergehen könnte.
Falls du wissen möchtest, wie der Weg zum ersten Arbeitstag – unser Bewerbungsprozess – in der NovaTec aussieht, kann ich dir den Blog Post “Our Management 3.0 experience: Not a job interview” von meinem Kollegen Stefan Mieth empfehlen. Solltest du Interesse daran haben, dich persönlich mit uns auszutauschen, kannst du uns auf der Learn & Lead 2018 Konferenz am 09.10.2018 in Leinfelden-Echterdingen treffen.

Der erste Arbeitstag 2007

In der NovaTec hat sich der erste Arbeitstag für neue Kollegen iterativ entwickelt. Während wir 2007 noch knapp 20 Mitarbeiter waren, war das alles relativ einfach. Es war möglich innerhalb von zwei Stunden den Laptop auszugeben, die wichtigsten Dinge zu vermitteln und der Hälfte der Kollegen kurz “Hallo” zu sagen. Etwas mehr als 10 Jahre später sieht das bei uns in der NovaTec ganz anders aus.

Der erste Arbeitstag 10 Jahre später

Die “zwei Stunden” aus 2007 haben sich im Laufe der Jahre zu einer zweitätigen Onboarding-Veranstaltung entwickelt. Aus den 20 Mitarbeitern an einem Standort wurden 250 Mitarbeiter verteilt auf 9 Standorte. In den zwei Tagen der Onboarding-Veranstaltung heißen wir die neuen Mitarbeiter willkommen und versuchen ihnen alles mitzugeben, was sie für die nächsten Tage und Wochen bei uns brauchen.

Was passiert bevor der neue Mitarbeiter bei uns ist?

Es gibt ein paar Rahmenpunkte, die wir vorab klären. Dazu gehören banale Dinge wie z.B.:

  • Frühstück, Mittagessen und Snacks für die Onboarding-Veranstaltung organisieren
  • die notwendigen Meetingräume für das Onboarding buchen
  • die Kollegen einzuladen, die einen aktiven Teil bei der Onboarding-Veranstaltung haben um beispielsweise ihren Bereich vorzustellen
  • ein Willkommenspaket erstellen (Stifte, Trinkflasche, Schreibblock, …)
  • Rücksprache mit dem jeweiligen Vorgesetzten bzgl.
    • Hardwareausstattung (Apple Mac oder Lenovo, iPhone oder Samsung, …)
    • zukünftigem Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters und der Frage, ob dort ein oder zwei Bildschirme aufgebaut werden sollen
    • diese Themen entscheidet er nicht selbst, sondern bespricht sie mit dem künftigen Mitarbeiter, da dieser seine Hardware selbst auswählen darf

… und so weiter.

Was passiert an den ersten beiden Tagen?

Die ersten beiden Tage sind eine Mischung aus verschiedenen interaktiven Sessions sowie Informationsveranstaltungen. Gepaart mit einem Essen im Restaurant am ersten Tag und einer Essenserkundungstour am zweiten Tag. Ich beschreibe euch hier einen Auszug der Dinge, die wir tun. Übernehmt diese gerne bei Bedarf für euer Unternehmen oder noch besser: helft uns, besser zu werden und schlagt mir in den Kommentaren weitere Ideen vor.

Die Buddys während und nach der Onboarding-Veranstaltung

Pro Onboarding-Veranstaltung haben wir zwei Buddys, die jeden Monat neu gemischt werden. Die Aufgabe dieser Buddys ist es, die neuen Kollegen durch die Onboarding-Veranstaltung zu führen, sowie ihnen jederzeit während und auch nach der Onboarding-Veranstaltung als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.

Die Kurzvorstellung der neuen Mitarbeiter

Immer wenn ein neuer Kollege während der Onboarding-Veranstaltung vorbei kommt um etwas zu erklären bzw. vorzustellen, machen wir eine schnelle Kurzvorstellungsrunde. Dabei gibt es die folgenden Leitfragen: Wie heißt du? Was hast du vor deiner Zeit bei der NovaTec gemacht? Was machst du jetzt? Und wenn du möchtest, teile etwas Privates von dir.

Ein Geschäftsführer stellt sich vor

Nachdem der Buddy die ersten einleitenden Worte zur Firma gesagt hat, gibt es eine kurze Timebox in der einer der vier Geschäftsführer vorbei kommt und sich selbst vorstellt sowie etwas zur Historie der NovaTec erzählt.

Ohne diese Informationen geht es nicht

Weiter geht es mit ein paar elementaren und überlebenswichtigen Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Wie sehen unsere Werte aus?
  • Warum sind wir per du?
  • Wer ist wofür verantwortlich?
  • Wie leben wir das Thema Führung und persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen?
  • Was hat es mit den Kudo Karten auf sich und was ist eigentlich Management 3.0?

Was tun gegen die Langeweile? Schnitzeljagd!

Damit es nicht zu trocken wird, schicken wir die neuen Mitarbeiter auf eine interaktive Schnitzeljagd durchs Unternehmen. Mit ins Gepäck bekommen sie sieben Challenges, die es zu erfüllen gilt. Wir haben unter anderem folgende Challenges im Angebot:

  • Vernetzung
    Ziel dieser Challenge ist es, sich mit mindestens 10 Kollegen innerhalb der verschiedenen Stockwerke zu vernetzen und im Anschluss auch zu erzählen, wen man getroffen hat und was derjenige bei uns im Unternehmen tut.
  • Meeting Räume
    Wo befinden sich eigentlich welche Meeting Räume? Und wie heißen diese?
  • Fun-Zone
    Finde die Tischkicker, spiele eine Runde mit einem Kollegen oder zieh dich in die Sofaecke zurück und schnapp’ dir Deinen Gratis-Snack.

Vorstellung der Kompetenzbereiche

Aus jedem Kompetenzbereich kommt ein Mitarbeiter und hat 15 Minuten Zeit den Kompetenzbereich und sich vorzustellen und Fragen dazu zu beantworten. Hierbei ist das Ziel, dass jeder neue Mitarbeiter einen Überblick bekommt und weiß, welche Kompetenzbereiche es in der NovaTec gibt und was diese schwerpunktmäßig tun.

Womit füllen wir die beiden Tage sonst noch aus?

In weiteren Timeboxen gehen wir noch auf viele andere Themen ein, die jetzt hier aber den Rahmen sprengen würden. Dazu gehören unter anderem: Übergabe und Einführung in unsere Infrastruktur und Hardware, Übersicht über die Zentralbereiche, Erstellung des Mitarbeiterprofils, …

Warum dieser ganze Aufwand?

Als meine Tochter 2015 geboren wurde, bekam ich sie von der Hebamme auf die Brust gelegt. Ich war erstmal etwas verwundert, habe es dann aber angenommen. Bonding nannte es die Hebamme. Beim Bonding geht es darum, dass das Neugeborene zur Mutter/dem Vater direkt von Anfang an eine enge Beziehung aufbauen kann.

Im Endeffekt geht es uns bei neuen Kolleginnen und Kollegen da durchaus ähnlich. Wir wollen, dass neue Mitarbeiter mit einer positiven Energie und Einstellung in der NovaTec einsteigen und sich direkt willkommen, gut aufgehoben und wertgeschätzt fühlen. Wer sich noch an Jane aus dem Anfang dieses Posts erinnert, stimmt sicher mit mir überein, dass Jane dieses Gefühl in der ersten Woche so nicht erfahren hat. Wir sind mit diesem Verfahren auch deutlich effizienter geworden: Statt per Salamitaktik immer wieder kleine Informationen einzusteuern, komprimieren wir das und verteilen die Informationen bereits an den ersten beiden Arbeitstagen. Denn auch im neuen Job gilt: der Ersteindruck ist der, der bleibt.

Der Blick in die Zukunft

Am Ende jeder Onboarding-Veranstaltung fragen wir die Teilnehmer, was wir beim nächsten Mal verbessern können um den Nachfolgern die Onboarding-Veranstaltung noch angenehmer gestalten zu können. Konstruktives Feedback arbeiten wir nach Möglichkeit für zukünftige Veranstaltungen ein. Außerdem denken wir darüber nach, in jedem Quartal ein Treffen aller neuen Mitarbeiter zu veranstalten, damit diese sich über ihre ersten gesammelten Erfahrungen in der NovaTec austauschen und ebenfalls untereinander besser kennenlernen können.

Was sagen die Neuen?

Neue Mitarbeiter im Juni 2017

Spitzen Start. Wo in anderen Unternehmen die ersten Tage häufig Däumchendrehen angesagt ist und die Technik erst mal nicht funktioniert, konnte ich bei der NovaTec sofort an den ersten Tagen mit einem guten Gefühl und technisch bestens ausgestattet starten. Besonders spürbar ist die Wertschätzung und Hilfsbereitschaft, die den Neuen von Anfang an geschenkt wird.“, Marcella

Ein sehr gelungener Start. Man fühlt sich gleich willkommen. Besonders die Schnitzeljagd hat mir geholfen, schnell viele unterschiedliche Kollegen kennen zu lernen.“, Rolf

Direkt begeistert, wie toll man aufgenommen wird und sich bereits an Tag eins zugehörig fühlt. Die ersten beiden Tage sind sehr erfrischend und auflockernd, so dass man mit einem guten Gefühl in den neuen Job startet.“, Laura

Es hat mich positiv überrascht. Besonders beim Kennenlernen der Kollegen bekam ich einen sehr offenen und freundlichen Eindruck von meinen Kollegen!“, Benjamin

Wie läuft das Mitarbeiter Onboarding bei euch? Ich freue mich über eure Ideen, die uns dabei helfen das Onboarding in der NovaTec weiter auszubauen.

– Dirk

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